Poznaj techniki efektywnej archiwizacji i usprawnij obieg dokumentów w firmie

Archiwizacja to dział, który w życie przedsiębiorstwa wkracza z pełnym rozmachem, gdy to osiągnie pewne rozmiary. Niestety w ślad za upragnionym rozwojem marki idzie konieczność inwestowania w nowe rejony działalności. Im więcej klientów i stałych zleceń, tym więcej papierów sumujących się na kolejne stadia wymaganej przez władze biurokracji. Aby jednak móc ostatecznie zapanować nad tabunami dokumentów, w krótkim poradniku przy pomocy ekspertów z branży podpowiemy Państwu, jak poradzić sobie z tsunami generowanych pism, umów i deklaracji.

Zacznij od przyznania, że potrzebujesz archiwum

Wielu właścicieli niegdyś małych biznesów niechętnie podchodzi do poszerzania siedziby firmy o sekcję dedykowaną przechowywanym dokumentom. Zazwyczaj sprawa przez lata rozwiązywana jest tak, że wybrany przez nas pracownik dostaje dodatkowe obowiązki nadzoru i uzupełniania papierów firmy spoczywającej w ledwo mieszczącej je szafie. W ten sposób można funkcjonować latami, kiedy jednak marka rozrośnie się do znacznie większych rozmiarów, najczęściej nawet kilka szaf i kilku pseudo-archiwistów nie sprosta narosłym obowiązkom segregacji i dokładnej obsługi powstałych katalogów.

Przychodzi zatem chwila, gdy musimy wprost przyznać, że potrzebujemy kogoś, kto raz na zawsze uporządkuje sterty teczek i naręcza segregatorów oraz okiełzna poszczególne okresy czy też typy dokumentacji. Co jednak możemy zrobić dla przejrzystości druków, jeśli nasze przedsiębiorstwo jeszcze nie jest gotowe na osobną funkcję archiwisty?

Bez pudła do pudła, czyli nowe porządki

Pudła archiwizacyjne to akcesoria, które bezwzględnie musimy wdrożyć do naszych rutynowych zabiegów wokół ważnych pism. Te profesjonalne i wytrzymałe konstrukcje z utwardzonej tektury spotkamy w specjalistycznych sklepach – także online. Idea stojąca za ich formą i wymiarami jest taka, że powinny one mieścić pomniejsze grupy i pomoce takie jak segregatory, foldery czy też teczki a nawet klasery lub firmowe gazetki.

Z pudłami o dużej pojemności będziemy mogli wreszcie w zrozumiały sposób odróżnić poszczególne zobowiązania a także dokumentacje dotyczące konkretnych transakcji i umów. Wszystko zaś po opisaniu tekturowego pojemnika stanie się zrozumiałe i spójne. Klarowność jaką proponują archiwom firmowym eksperci stojący za tym produktem zdaje się nie mieć sobie równych. A do tego dobrze poustawiane pudełka wcale nie potrzebują dodatkowych stelaży czy półek. Również przysłowiowa szafa nie będzie koniecznym wydatkiem – jeśli zatem chcesz oszczędnie i dobrze prowadzić firmowe sprawy, z odpornymi i ekologicznymi pudłami to nic prostszego!