Czy urzędy odpisują na e-maile? Sprawdziliśmy!

Czy da się załatwić sprawę w urzędzie za pomocą e-maila? Czy ktoś nam odpisze? A Jeżeli tak to jak szybko otrzymamy odpowiedz i na ile pomoże nam to przyspieszyć załatwienie naszej sprawy.  Postanowiłem, za pomocą fikcyjnego maila,  sprawdzić jak wygląda to w praktyce, wysyłając e-maila  o takiej samej treści do wszystkich gmin w powiecie pruszkowskim oraz do kilku okolicznych starostw powiatowych.

E-mail to dla wielu osób podstawa komunikacji. Jest bardzo wiele spraw które udaje się załatwić drogą elektroniczną.  Urząd miasta  w Pruszkowie dla zwykłej osoby pracującej na pełnym etacie (8-16), czynny jest raz w tygodniu – w poniedziałek.  Często, żeby coś załatwić trzeba zwalniać się z pracy. E-mail jest więc świetnym rozwiązaniem. Można z dowolnego miejsca wysłać zapytanie, przesyłać dokumenty prosić o przesłanie wniosków itd.

„Nowoczesność” to ostatnio słowo, które bardzo często pojawia się w materiałach promocyjnych gmin i powiatów. Czy jednak przekłada się to na realne działania?  Czy urzędnicy potrafią pisać maile ? Jednego dnia o tej samej godzinie wysłałem maile do wielu gmin i powiatów  z  tym samym pytaniem o wpisanie organizacji NGO do rejestru gminy/powiatu.  Specjalnie wybrałem proste pytanie, bo chodziło mi jedynie o sprawdzenie komunikacji elektronicznej.

Tym prostym „eksperymentem”, starałem się zmierzyć jak szybko otrzymam odpowiedz i w jak będzie wyglądała treść samego maila.

GMINY

• W kategorii gmina – najszybszy był Pruszków. Na odpowiedz czekałem tylko  8 minut. Był to jednocześnie najmniej profesjonalny mail.  W nadawcy wpisany był „PREZYDENT MIASTA PRUSZKÓW” czy więc prezydent osobiście odpisuje na wszystkie maile? Ciekawe..
  Mail zaczyna się o słów „Witam”. Może się czepiam, ale jednak to urząd miasta, taka forma nie przystoi.  Co gorsza pod mailem brak podpisu. Nie wiadomo, kto napisał, jaki jest jego numer telefonu. Przepraszam ale nawet jak dostaje spam to na dole jest jakiś podpis, bardzo rzadko zdarza mi się dostać wiadomość anonimową, a tu jeszcze z urzędu.
  Kolejnym problemem który pojawi się tu jeszcze parę razy jest brak stopki. Zrobienie stopki zajmuje kilka minut, a zdecydowanie poprawia wygląd wiadomości i ułatwia kontakt. Ale tu nić ani herbu, ani telefonu czy nawet adresu strony miasta.  Rzeczywiście nowoczesność – jak  ta na „włączniku” w nowym logo miasta.
• Jeżeli chodzi o treść maila – wygrywa Piastów,  na odpowiedz czekałem dzień co jeszcze nie jest jakimś wielkim problemem, wiedziałem z kim piszę, co mam zrobić i jak mogę się z taka osobą kontaktować, na kogo powołać.
• Mail z Nadarzyna tez przyszedł bez stopki, ale przynajmniej  w miarę szybko i treściwie
• W kategorii najdłużej wysyłany e-mail wygrała gmina Raszyn. Odpisywali aż 13 dni!  Pomyślcie sobie, że pracujecie w prywatnej firmie i odpisujecie komuś po 13 dniach. Ale tak czy inaczej Raszyn okazał się lepszy niż Brwinów i Michałowie tam w ogóle nie doczekałem się odpowiedzi.
  Tutaj postanowiłem dać jeszcze jedną szansę po kilku tygodniach wysłałem tego samego maila jeszcze raz,  wtedy odpisał Brwinów. Odpowiedz  w pełni profesjonalna, szkoda, że nie za pierwszym razem.

POWIATY 

• Najszybciej odpisujący okazał się powiat piaseczyński. Prawie dwie godziny, mail wyglądał całkiem dobrze z wyjątkiem wspomnianego wcześniej „Witam” – które uważam, że w tych okolicznościach nie pasuje.
• Jeżeli chodzi o powiat Żyrardów i Otwock to nie mam uwag odnośnie treści maila, ale 6 dni w przypadku Otwocka to troszkę długo, choć i tak lepiej niż u nas.
• Na odpowiedz z powiatu pruszkowskiego czekałem 15 dni. Nie da się ukryć, że jak na dzisiejsze standardy to całkiem sporo. Oczywiście mail nie ma stopki co wcale nie dziwi.
• Najciekawszą odpowiedz otrzymałem jednak z powiatu Grodzisk Maz.  Po 6 dniach otrzymałem  w załączniku skan pisma na którym napisana została odpowiedz na mojego maila. Co ciekawe w piśmie napisane było, że nie mogę zarejestrować organizacji prowadzącej działalność Grodzisku Maz, ponieważ, wpisane mogą być tylko organizacje które maja siedzibę na terenie powiatu.  Nie rozumiem wiem czy to się wyklucza ?  Tak czy inaczej szkoda papieru.Większość urzędów w naszej okolicy, są jeszcze wiele lat do tyłu, widać, że mało przywiązuje się uwagę do wygody interesantów. Moje wymagania odnoście odpowiedzi na maila nie są bardzo wygórowane. To standard który obowiązuje już od wielu, wielu lat.
  Mam nadzieje, że po tym artykule coś poprawi się w kwestii wyglądu odpowiedzi i czasu odpisywania na maila. Szczególnie w okolicznych gminach.  Jeszcze kiedyś mam zamiar taką „prowokację” powtórzyć. Wtedy ocenimy jeszcze czy urzędy potrafią wyciągać wnioski.